Privacybeleid

Verantwoordelijke(n)

Fletcher Hotels beheert onder andere de websites   www.fletcher.nl   en www.fletcherpartnerhotels.nl (de “Websites”), het centrale hotelreserveringssysteem van de Fletcher Hotels Groep en de hotels van Fletcher Hotels gevestigd in Nederland. Fletcher Hotels is daarom verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens die worden verzameld via uw bezoek aan de Websites, uw boekings- of annuleringsproces, uw (optionele) Fletcher Friend- of Business-account, onze nieuwsbrief, de marketingactiviteiten van Fletcher Hotels en – met betrekking tot onze diensten in Nederland – de uitvoering van de overeenkomst, uw hotelverblijf of de daarmee samenhangende hotelservices.

Fletcher Hotels Duitsland is verantwoordelijk – met betrekking tot onze diensten in Duitsland – voor de verwerking van uw persoonsgegevens die worden verzameld in het kader van de uitvoering van de overeenkomst, uw hotelverblijf of de daarmee samenhangende hotelservices, evenals de eigen marketingmaatregelen van het hotel.

Als u een verblijf boekt in een hotel van Fletcher Deutschland Betriebs GmbH in Duitsland, worden uw persoonsgegevens verwerkt door zowel Fletcher Hotels als Fletcher Hotels Duitsland. Deze ondernemingen treden hierbij op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4, lid 7 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679, ook wel “AVG”). Als u vragen heeft over de inhoud van deze privacyverklaring, kunt u contact opnemen met Fletcher Guest Support via   support@fletcher.nl  .

Bezoek van de Websites
Bij elk bezoek aan de Websites van Fletcher Hotels worden gegevens over u verwerkt. Dit is noodzakelijk om u technisch een functionele website en de inhoud daarvan te kunnen bieden. Daarnaast gebruikt Fletcher Hotel Exploitaties B.V. deze gegevens om de Websites technisch te optimaliseren en de veiligheid van de IT-systemen te waarborgen. In dit kader verwerkt Fletcher Hotel Exploitaties B.V. gegevens die automatisch worden verzameld bij uw bezoek aan de Websites of die u zelf verstrekt via uw invoer en gebruikersgedrag. Deze gegevens omvatten met name:

• Informatie over het type browser dat u gebruikt, inclusief de versie en taal- en landinstellingen.
• Het besturingssysteem dat u gebruikt.
• Uw internetprovider.
• Uw IP-adres.
• De datum en tijd van uw bezoek.
• Met uw toestemming verwerken wij ook:
• Internetpagina's van waaruit u onze Websites hebt bezocht.
• Internetpagina's die u via onze Websites bezoekt.

Deze gegevens worden ook opgeslagen in de logbestanden van de IT-systemen van Fletcher Hotel Exploitaties B.V. De gegevens worden niet samen met andere gegevens over u opgeslagen. IP-adressen worden na 24 uur automatisch vernietigd, hierdoor wordt uw data na 24 uur geanonimiseerd.

Wettelijke grondslag
Deze verwerking vindt plaats op basis van het gerechtvaardigde belang van Fletcher Hotel Exploitaties B.V. om functionele, gebruiksvriendelijke en veilige Websites te bieden. Daarnaast worden de gegevens verwerkt om opsporingsautoriteiten te voorzien van informatie die nodig is voor vervolging bij een cyberaanval, om juridische claims na te streven, statistieken samen te stellen en onze hotels en diensten verder te ontwikkelen en te verbeteren. De wettelijke grondslag voor deze verwerking is artikel 6, lid 1, zin 1, onder f), AVG. 

Voor zover wij tijdens uw bezoek aan onze website door middel van cookies persoonsgegevens van u verwerken, vragen wij daarvoor uw vrijwillige en geïnformeerde toestemming. In dat geval is de wettelijke grondslag voor de verwerking artikel 6, lid 1, zin 1, onder a), AVG. 

Daarnaast vindt verwerking plaats als wij daartoe verplicht zijn op grond van andere wettelijke of statutaire verplichtingen (bijvoorbeeld vanwege bewaarplichten en documentatieverplichtingen onder belasting- en handelsrecht). De wettelijke grondslag hiervoor is artikel 6, lid 1, zin 1, onder c), AVG. 

Voorbeeld: Bij een reservering verwerken wij uw naam, adres en geboortedatum om uw boeking te bevestigen en te voldoen aan wettelijke verplichtingen zoals identiteitscontrole volgens lokale wetgeving.

Toegang en doorgifte van gegevens
In principe hebben alleen organisaties die zijn belast met het onderhoud van onze Websites toegang tot uw gegevens. Gegevens worden alleen doorgegeven aan de hostingprovider die hiervoor is aangesteld, met wie wij een verwerkersovereenkomst hebben gesloten in overeenstemming met artikel 28 AVG.

Overdracht naar derde landen
Een overdracht naar derde landen buiten de Europese Economische Ruimte is niet voorzien, tenzij anders vermeld in deze privacyverklaring of onze cookieverklaring.

Boekings- en verblijfgegevens via fletcher.nl
Door het boeken van een overnachting, een arrangement, een tafelreservering of een van onze vergaderruimtes via  www.fletcher.nl  gaat u een overeenkomst aan met Fletcher Hotel Exploitaties B.V. in het geval van onze hotels in Nederland, of met Fletcher Hotels GmbH in Duitsland in het geval van onze hotels in Duitsland. Hiervoor hebben wij uw voor- en achternaam, uw adres, uw telefoonnummer, uw e-mailadres, uw aankomst- en vertrekdata, betalingsgegevens (bijvoorbeeld creditcardgegevens), uw bevestiging dat u meerderjarig bent, en indien van toepassing, informatie over uw Fletcher Friend-lidmaatschap of zakelijke account nodig. In het geval van een online boeking via onze website worden ook technische gegevens met betrekking tot uw boeking verzameld zoals hierboven beschreven.

Wij kunnen ook uw boekings- en verblijfsgegevens ontvangen van derden via wie u het boekingsproces hebt doorlopen, bijvoorbeeld: Booking.com en Vakantieveilingen. We kunnen u om aanvullende gegevens vragen om onze diensten te kunnen leveren en/of om te voldoen aan wettelijke vereisten, bijvoorbeeld uw nationaliteit(en), het aantal en de nationaliteit(en) van uw medereizigers, het serienummer van uw identiteitsdocument, uw geboortedatum of specifieke interesses en wensen. 

Wij verwerken gezondheidsgegevens, informatie over uw etnische afkomst en uw politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen of andere gevoelige gegevens alleen in overeenstemming met artikel 9, lid 1, AVG, en alleen met uw uitdrukkelijke toestemming, bijvoorbeeld om speciale diensten aan te bieden (zoals het bieden van toegang voor mindervaliden of het voldoen aan speciale dieetwensen). Daarnaast kunnen wij wettelijk verplicht zijn uw identiteit te verifiëren. 

Tijdens uw verblijf worden ook gegevens over u verzameld en verwerkt (bijvoorbeeld gegevens in verband met uw check-in, uw toegangsrechten tot hotelkamers en andere gebieden van onze hotels, extra betaalde diensten zoals consumptie in onze bars en restaurants, telefoon- en internetdiensten of pay-tv-diensten, evenals eventuele vragen of klachten). Wettelijk kunnen wij verplicht zijn om tijdens het inchecken aanvullende gegevens over u te verzamelen (bijvoorbeeld uw nationaliteit(en), het aantal en de nationaliteit(en) van uw medereizigers, het serienummer van uw identiteitsdocument, oftewel burgerservicenummer).

Wettelijke grondslag
De verwerking van de bovengenoemde gegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst. De wettelijke grondslag hiervoor is artikel 6, lid 1, zin 1, onder b), AVG. Zonder bijvoorbeeld uw NAW gegevens, informatie over uw betaling en informatie over uw overige verzoeken, kunnen wij namelijk de overeenkomst met u niet nakomen.

Daarnaast is de verwerking gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om onze klanten hoogwaardige diensten te kunnen aanbieden, marketingmaatregelen te implementeren (op basis van uw voorkeuren middels de geboden opt-out mogelijkheid en uw recht op verzet) (inclusief verwerking van gegevens voor onderzoeks- en statistische doeleinden), de contractuele relatie goed te beheren en zo nodig onze juridische claims te bewijzen en af te dwingen. De wettelijke grondslag hiervoor is artikel 6, lid 1, zin 1, onder f), AVG.

Verwerking vindt ook plaats als wij wettelijk of statutair verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege bewaarplichten en documentatieverplichtingen onder belasting-, handels- of rapportagewetgeving). De wettelijke grondslag in dit geval is artikel 6, lid 1, zin 1, onder c), AVG.

Bewaartermijn
Wij bewaren uw boekings- en verblijfsgegevens alleen zolang dit nodig is voor de genoemde verwerkingsdoeleinden. Gegevens die nodig zijn om aan onze verplichtingen jegens u te voldoen, worden doorgaans automatisch verwijderd na uw verblijf. Gegevens worden echter langer opgeslagen als wij deze nodig hebben om bewijs te verkrijgen in overeenstemming met de toepasselijke verjaringstermijnen (bijvoorbeeld om de door ons geleverde diensten te bewijzen), bij een (dreigend) juridisch geschil, en/of om te voldoen aan een wettelijke of statutaire bewaarplicht (bijvoorbeeld vanwege belasting-, handels- en rapportagewetgeving). Wanneer u instemt met het gebruik van uw gegevens voor servicecalls door Fletcher Hotel Exploitaties B.V. bewaren wij uw gegevens voor deze doeleinden voor een periode van maximaal 3 jaar vanaf het moment van het einde van uw verblijf in een van onze hotels.

Boekingsgegevens via fletcherpartnerhotels.nl
Door het boeken van een overnachting of een arrangement via  www.fletcherpartnerhotels.nl  gaat u een overeenkomst aan met één van de Fletcher Partner Hotels. Fletcher Hotel Exploitatie B.V. verwerkt in dit kader uw persoonsgegevens in haar rol als tussenpersoon bij die overeenkomst.

Voor het faciliteren van deze overeenkomst verwerken wij uw voor- en achternaam, uw adres, uw telefoonnummer, uw e-mailadres, uw aankomst- en vertrekdata, betalingsgegevens (bijvoorbeeld creditcardgegevens) en uw bevestiging dat u meerderjarig bent.

We kunnen u om aanvullende gegevens vragen om onze diensten als tussenpersoon te kunnen leveren en/of om te voldoen aan wettelijke vereisten die rusten bij onze Fletcher Partner Hotels, bijvoorbeeld uw nationaliteit(en), het aantal en de nationaliteit(en) van uw medereizigers, het serienummer van uw identiteitsdocument, uw geboortedatum en/of specifieke interesses en wensen.

Wij verwerken gezondheidsgegevens, informatie over uw etnische afkomst en uw politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen of andere gevoelige gegevens alleen in overeenstemming met artikel 9, lid 1, AVG, en alleen met uw uitdrukkelijke toestemming, bijvoorbeeld om speciale diensten aan te bieden (zoals het bieden van toegang voor mindervaliden of het voldoen aan speciale dieetwensen). Daarnaast kunnen wij en/of onze Fletcher Partner Hotels wettelijk verplicht zijn uw identiteit te verifiëren.

Fletcher Hotel Exploitaties B.V. is niet betrokken bij de verwerking van persoonsgegevens tijdens uw verblijf bij Fletcher Partner Hotels. Voor deze verwerkingen verwijzen wij u graag naar de privacyverklaring(en) van onze Fletcher Partner Hotels.

Gebruik van gegevens
Uw boekingsgegevens worden door ons gebruikt om de overeenkomst tussen u en het Fletcher Partner Hotel waar u geboekt heeft tot stand te laten komen. Wij delen uw boekingsgegevens met het Fletcher Partner Hotel waarbij u geboekt heeft, zodat deze uw verblijf bij het hotel kan beheren. Voor meer informatie over de verwerkingen van het Fletcher Partner Hotel kunt u direct bij dit hotel terecht.

Daarnaast worden uw boekingsgegevens geanalyseerd en gebruikt voor het opstellen van statistieken om onze diensten verder te ontwikkelen en te verbeteren voor specifieke doelgroepen, en om marketingmaatregelen uit te voeren. Als u toestemming heeft gegeven voor het ontvangen van onze nieuwsbrief, worden de gegevens ook gebruikt om uw nieuwsbrief te personaliseren.

Wettelijke grondslag
De verwerking van de bovengenoemde gegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst waar u bij betrokken bent. De wettelijke grondslag hiervoor is artikel 6, lid 1, zin 1, onder b), AVG. Zonder bijvoorbeeld uw NAW gegevens, informatie over uw betaling en informatie over uw overige verzoeken, kunnen wij namelijk onze diensten als tussenpersoon niet uitvoeren en de overeenkomst tussen u en de Fletcher Partner Hotels niet tot stand laten komen.

Daarnaast is de verwerking gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om onze klanten hoogwaardige diensten te kunnen aanbieden, marketingmaatregelen te implementeren (inclusief verwerking van gegevens voor onderzoeks- en statistische doeleinden), de contractuele relatie die u heeft met onze Fletcher Partner Hotels goed te beheren en zo nodig onze juridische claims te bewijzen en af te dwingen. De wettelijke grondslag hiervoor is artikel 6, lid 1, zin 1, onder f), AVG.

Verwerking vindt ook plaats als wij wettelijk of statutair verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege bewaarplichten en documentatieverplichtingen onder belasting-, handels- of rapportagewetgeving). De wettelijke grondslag in dit geval is artikel 6, lid 1, zin 1, onder c), AVG.

Bewaartermijn
Wij bewaren uw boekings- en verblijfsgegevens alleen zolang dit nodig is voor de genoemde verwerkingsdoeleinden. Wij bewaren uw boekings- en verblijfsgegevens maximaal zeven jaar na afloop van uw verblijf, tenzij wij wettelijk verplicht zijn om de gegevens langer te bewaren. Gegevens worden echter langer opgeslagen als wij deze nodig hebben om bewijs te verkrijgen in overeenstemming met de toepasselijke verjaringstermijnen (bijvoorbeeld om de door ons geleverde diensten te bewijzen), bij een (dreigend) juridisch geschil, en/of om te voldoen aan een wettelijke of statutaire bewaarplicht (bijvoorbeeld vanwege belasting-, handels- en rapportagewetgeving).

E-mail en andere contactmogelijkheden
U kunt contact opnemen met de bedrijven van de Fletcher Hotel Exploitaties B.V. via de op de Websites aangeboden opties (met name e-mail en telefoon). In dat geval verwerkt Fletcher Hotel Exploitaties B.V. de informatie die u vrijwillig verstrekt (bijvoorbeeld uw naam, uw e-mailadres, uw telefoonnummer en/of uw specifieke verzoek) om uw vraag te behandelen. Met uitzondering van de hostingprovider worden uw gegevens alleen aan derden doorgegeven als dit nodig is om uw vraag te verwerken.

Wettelijke grondslag voor verwerking
De wettelijke grondslag voor de verwerking is artikel 6, lid 1, zin 1, onder a), AVG, indien toestemming is gegeven. Als het contact plaatsvindt in verband met het aangaan van een overeenkomst, kan de wettelijke grondslag ook voortvloeien uit artikel 6, lid 1, zin 1, onder b), AVG. Zonder bijvoorbeeld uw NAW gegevens, informatie over uw betaling en informatie over uw overige verzoeken, kunnen wij namelijk de overeenkomst met u niet nakomen. Daarnaast is de verwerking gebaseerd op het gerechtvaardigde belang van Fletcher Hotel Exploitaties B.V. om uw vraag efficiënt en naar tevredenheid te kunnen afhandelen. Verwerking kan ook gebaseerd zijn op ons gerechtvaardigde belang om onze klanten hoogwaardige diensten te bieden, marketingmaatregelen uit te voeren (inclusief verwerking van gegevens voor onderzoeks- en statistische doeleinden), de contractuele relatie goed te beheren en indien nodig onze juridische claims te bewijzen en af te dwingen. De wettelijke grondslag hiervoor is artikel 6, lid 1, zin 1, onder f), AVG.

Bewaartermijn
Fletcher Hotel Exploitaties B.V. bewaart de bovenstaande gegevens alleen zolang dit nodig is voor het doel waarvoor ze worden verwerkt. Wij verwijderen uw gegevens daarom zodra het gesprek met u is beëindigd. Dit wordt doorgaans verondersteld het geval te zijn wanneer de betreffende kwestie definitief is opgelost.

Gegevens worden echter langer bewaard als wij deze moeten opslaan in overeenstemming met de toepasselijke verjaringstermijnen om bewijs te verkrijgen (met name om de door ons geleverde diensten te bewijzen), bij een (dreigend) juridisch geschil en/of als wij wettelijk verplicht zijn de gegevens langer te bewaren (bijvoorbeeld vanwege bewaarplichten en documentatieverplichtingen onder belasting-, handels- en rapportagewetgeving). In dat geval kan de wettelijke grondslag voor verwerking ook artikel 6, lid 1, zin 1, onder c), AVG zijn.

Cameratoezicht
Waar nodig maken sommige hotels gebruik van cameratoezicht om personen en eigendommen te beschermen. De camerabeelden geven ons inzicht in de activiteiten van personen. Bij bepaalde hotels zijn de parkeerplaatsen en/of parkeergarages uitgerust met slagbomen die uw kenteken registreren bij het in- en uitrijden van de parkeerplaats. De registratie van uw kenteken wordt uitsluitend gebruikt voor parkeertoepassingen.

Wettelijke grondslag
De verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigde belang om strafbare feiten zoals mishandeling, intimidatie, diefstal, inbraak, brandstichting, drugshandel, overvallen en vandalisme in onze hotels te voorkomen, om onze juridische claims te kunnen bewijzen en indien nodig af te dwingen, en/of om het gebruik van onze parkeerplaatsen of parkeergarages gemakkelijker te maken. De wettelijke grondslag hiervoor is artikel 6, lid 1, zin 1, onder f), AVG.

Als kentekengegevens worden verwerkt voor slagbomen, kan de verwerking ook plaatsvinden ter uitvoering van een overeenkomst. De wettelijke grondslag hiervoor is artikel 6, lid 1, onder b), AVG.

Bewaartermijn
Camerabeelden worden doorgaans maximaal zeven dagen bewaard en daarna verwijderd, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is voor het onderzoeken en vervolgen van strafbare feiten in individuele gevallen. In dergelijke gevallen kunnen de opnames ook worden doorgegeven aan opsporingsautoriteiten.

De gegevens worden ook langer bewaard als dit nodig is om bewijs te verkrijgen in overeenstemming met de toepasselijke verjaringstermijnen (bijvoorbeeld om de door ons geleverde diensten te bewijzen), bij een (dreigend) juridisch geschil en/of in overeenstemming met andere wettelijke of statutaire bewaarplichten. In dat geval kan de wettelijke grondslag voor verwerking ook artikel 6, lid 1, zin 1, onder c), AVG zijn.

Fletcher Friend account
U kunt een Fletcher Friend-account aanmaken tijdens het boeken op fletcher.nl. Dit maakt het gemakkelijker om reserveringen te maken en informatie te verkrijgen bij een volgend bezoek, omdat we uw basisgegevens niet opnieuw hoeven op te vragen. Daarnaast kunt u optioneel toestemming geven voor het ontvangen van nieuwsbrieven waarin wij u informeren over onze aanbiedingen; onze opmerkingen over de nieuwsbrief zijn in dit geval van toepassing. U kunt ook eenvoudig uw boekingsgeschiedenis bekijken.

Voor het aanmaken van een account vragen wij om uw naam, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres. Deze persoonsgegevens worden opgeslagen in onze database. Daarnaast koppelen wij uw respectieve boekings- en verblijfsgegevens aan uw Fletcher Friend-account.

U kunt uw account op elk moment opzeggen.

Gebruik van gegevens
De bovengenoemde gegevens worden ook geanalyseerd om onze hotels en diensten te verbeteren, aan te passen aan de behoeften van onze klanten en om marketingmaatregelen uit te voeren.

Wettelijke grondslag
De verwerking wordt uitgevoerd om de overeenkomst na te komen die u met ons bent aangegaan voor deelname aan Fletcher Friend. De wettelijke grondslag hiervoor is artikel 6, lid 1, zin 1, onder b), AVG. Daarnaast wordt de verwerking uitgevoerd op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze klanten hoogwaardige diensten en een gebruiksvriendelijke boekingservaring te bieden, marketingmaatregelen te implementeren (inclusief de verwerking van gegevens voor onderzoeks- en statistische doeleinden), de contractuele relatie goed te beheren en, indien nodig, onze juridische claims te bewijzen en af te dwingen. De wettelijke grondslag hiervoor is artikel 6, lid 1, zin 1, onder f), AVG.

Bewaartermijn
Wij bewaren de bovengenoemde gegevens alleen zolang dit nodig is om het doel van de verwerking te vervullen. Uw gegevens worden doorgaans verwijderd zodra u uw Fletcher Friend-lidmaatschap hebt opgezegd.

Gegevens worden echter langer opgeslagen als wij deze nodig hebben om bewijs te verkrijgen in overeenstemming met de toepasselijke verjaringstermijnen (bijvoorbeeld om de door ons geleverde diensten te bewijzen), bij een (dreigend) juridisch geschil en/of in overeenstemming met andere wettelijke of statutaire bewaarplichten (bijvoorbeeld op grond van belasting-, handels- en rapportagewetgeving). In dat geval kan de wettelijke grondslag voor verwerking ook artikel 6, lid 1, zin 1, onder c), AVG zijn.

Zakelijk account
Met een zakelijk account kunt u op rekening boeken, profiteren van annuleringsvoorwaarden zoals vastgelegd in het contract, en genieten van prijsafspraken zoals contractueel gegarandeerd. Voor het aanmaken van een account vragen wij uw naam, uw woonplaats, de naam, het handelsregisternummer en het btw-nummer van het bedrijf, evenals uw zakelijke telefoonnummer en e-mailadres. Deze gegevens worden opgeslagen in onze database. U kunt uw zakelijke account op elk moment opzeggen.

Verder zijn de hierboven genoemde voorwaarden voor het Fletcher Friend-account overeenkomstig van toepassing.

Fletcher Partner Hotels
Als (werknemer van) onze Fletcher Partner Hotels kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken indien u aanbod van uw hotel op ons Fletcher Partner Hotels Platform plaatst. U kunt dit doen mét en zonder Fletcher Partner-account.

Indien u zonder Fletcher Partner-account aanbod plaatst op ons Fletcher Partner Hotel Platform, verwerken wij de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer van onze contactpersoon bij uw Fletcher Partner Hotel en het handelsregisternummer en het btw-nummer van het Fletcher Partner Hotel zelf om u op de hoogte te houden van eventuele boekingen die worden verricht via het Fletcher Partner Hotel Platform.

U kunt daarnaast een Fletcher Partner-account laten aanmaken. Dit maakt het gemakkelijker om uw aanbod en boekingen via het Fletcher Partner Hotel te beheren. Voor het aanmaken van een Fletcher Partner-account vragen wij om uw naam, e-mailadres en telefoonnummer en het handelsregisternummer en het btw-nummer van het Fletcher Partner Hotel zelf. Deze persoonsgegevens worden opgeslagen in onze database. U kunt ons op ieder moment verzoeken uw Fletcher Partner-account te verwijderen. Het kan dan zijn dat u geen toegang meer heeft tot uw aanbod en boekingen.

Gebruik van gegevens
Wij gebruiken de gegevens uit het Partner-account om uw aanbod en boekingen te beheren en door te sturen. De bovengenoemde gegevens worden ook geanalyseerd om onze hotels en diensten te verbeteren, aan te passen aan de behoeften van onze klanten en om marketingmaatregelen uit te voeren.

Wettelijke grondslag
De verwerking wordt uitgevoerd om de overeenkomst na te komen die u met ons bent aangegaan voor deelname ons Fletcher Partner programma. De wettelijke grondslag hiervoor is artikel 6, lid 1, zin 1, onder b), AVG. Daarnaast wordt de verwerking uitgevoerd op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze klanten hoogwaardige diensten en een gebruiksvriendelijke boekingservaring te bieden, marketingmaatregelen te implementeren (inclusief de verwerking van gegevens voor onderzoeks- en statistische doeleinden), de contractuele relatie met onze Fletcher Partners goed te beheren en, indien nodig, onze juridische claims te bewijzen en af te dwingen. De wettelijke grondslag hiervoor is artikel 6, lid 1, zin 1, onder f), AVG.

Bewaartermijn
Wij bewaren de bovengenoemde gegevens alleen zolang dit nodig is om het doel van de verwerking te vervullen. Wij bewaren uw boekings- en verblijfsgegevens maximaal zeven jaar na afloop van uw verblijf, tenzij wij wettelijk verplicht zijn om de gegevens langer te bewaren.

Gegevens worden echter langer opgeslagen als wij deze nodig hebben om bewijs te verkrijgen in overeenstemming met de toepasselijke verjaringstermijnen (bijvoorbeeld om de door ons geleverde diensten te bewijzen), bij een (dreigend) juridisch geschil en/of in overeenstemming met andere wettelijke of statutaire bewaarplichten (bijvoorbeeld op grond van belasting-, handels- en rapportagewetgeving). In dat geval kan de wettelijke grondslag voor verwerking ook artikel 6, lid 1, zin 1, onder c), AVG zijn.

Cookies en andere trackingtechnologieën
Onze Websites maken ook gebruik van cookies en andere trackingtechnologieën. Meer informatie over het gebruik van deze technologieën vindt u in onze  cookieverklaring

Alertlist

Wij vinden het belangrijk om intimidatie en criminaliteit in onze hotels en restaurants te voorkomen. Daarom houden wij lijsten bij (waarschuwings- en contactlijst) met de namen en adressen van personen aan wie wij de toegang tot onze hotels en restaurants weigeren om ernstige redenen of voor wie wij speciale voorwaarden verbinden aan een reservering (bijvoorbeeld beperkte betaalopties).

In uitzonderlijke gevallen behouden wij ons het recht voor om een gast de toegang tot onze hotels en/of diensten te weigeren of om speciale voorwaarden (bijvoorbeeld vooruitbetaling) te verbinden aan de aangeboden betalingsmethoden. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij fraude, intimidatie van onze gasten en/of medewerkers, overtreding van de huisregels, diefstal, beschadiging van eigendommen, lichamelijk letsel, beledigingen, racistische en/of seksistische opmerkingen of ander ongepast gedrag.

Fletcher Hotel Exploitaties B.V. hanteert uiteraard een strikt en zorgvuldig beleid met betrekking tot de gegevensverwerking en gegevensbeveiliging van de waarschuwings- en contactlijst.

Wettelijke grondslag
De verwerking vindt plaats op basis van ons gerechtvaardigd belang om een goed bedrijfsbeheer in onze hotels te waarborgen en misbruik en frauduleuze activiteiten te voorkomen. De wettelijke grondslag hiervoor is artikel 6, lid 1, zin 1, onder f), AVG.

Bewaartermijn
Wij bewaren de bovenstaande gegevens alleen zolang dit noodzakelijk is voor het doel van de verwerking. Daarom verwijderen wij de vermeldingen in onze waarschuwingslijst zodra wij de betreffende toegangsbeperkingen opheffen. Dit is doorgaans uiterlijk na drie jaar het geval.

In het geval van bijzonder ernstige redenen en/of herhaalde schendingen van onze huisregels behouden wij ons het recht voor om de gegevens voor onbepaalde tijd op te slaan. Hierbij beoordelen wij op regelmatige basis (uiterlijk na vijf jaar) of de toegangsbeperking en de bijbehorende opslag van de gegevens nog steeds noodzakelijk zijn.

Geen geautomatiseerde besluitvorming
Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvormingsprocessen, inclusief profilering.

Met wie delen wij uw persoonsgegevens
Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derden in overeenstemming met de AVG en uitsluitend in de volgende gevallen:

Binnen de Fletcher Hotels Groep
Wij delen uw persoonsgegevens mogelijk binnen de Fletcher Hotels Groep. Wij verlenen enkel toegang tot uw persoonsgegevens aan afdelingen die deze gegevens nodig hebben om hun respectieve taken uit te voeren.

Externe partijen
Wij delen gegevens met derden die betrokken zijn bij het uitvoeren van onze dienstverlening. Wij werken samen met zorgvuldig geselecteerde en betrouwbare partners die namens Fletcher Hotels persoonsgegevens verwerken. Bijvoorbeeld:

• Betaaldienstverleners zoals iDeal en creditcardmaatschappijen, voor het verwerken van betalingen;
• IT-dienstverleners die hosting, onderhoud of beveiliging van onze systemen verzorgen;
• E-mailproviders voor het verzenden van onze nieuwsbrieven en reserveringsbevestigingen;
• Leveranciers van boekingssystemen die wij gebruiken om uw reservering te beheren;
• Externe dienstverleners voor het verzorgen van aanvullende diensten, zoals ontbijtbezorging of reserveringen bij aangesloten restaurants;
• Analyse- en marketingbureaus die ons helpen gepersonaliseerde aanbiedingen te ontwikkelen.

Voor zover deze partijen als verwerker in de zin van de AVG kwalificeren, sluiten wij met hen verwerkersovereenkomsten die voldoen aan de AVG. Wij stellen persoonsgegevens beschikbaar aan onze verwerkers, zodat zij deze namens ons kunnen verwerken. Dit gebeurt op basis van een verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 AVG, onze gedocumenteerde instructies en in overeenstemming met onze richtlijnen voor gegevensbescherming en andere adequate technische en organisatorische maatregelen.

Grondslagen voor delen persoonsgegevens

Wij delen uw gegevens met derden op basis van de volgende grondslagen:

Uitvoering van de overeenkomst
Uw persoonsgegevens kunnen beschikbaar worden gesteld aan derden als dit noodzakelijk is om onze contractuele verplichtingen jegens u na te komen. Dit omvat bijvoorbeeld de verwerking van uw reservering bij Fletcher Hotels Exploitatie B.V. Indien u een boeking plaatst via ons Fletcher Partner Hotel Platform, dan sturen wij uw boekingsgegevens door naar het Fletcher Partner Hotel waar u geboekt heeft. Indien nodig voor de betaling van boekingen, schakelen wij een derde partij in om online betalingen te verwerken.

Daarnaast kan het nodig zijn om uw gegevens door te geven om een individuele opdracht van u uit te voeren (bijvoorbeeld om een benodigde transportdienstverlener, cateraar, etc. in te schakelen). De wettelijke grondslag voor de overdracht van gegevens in dit kader is artikel 6, lid 1, zin 1, onder b), AVG.

Toestemming
Indien nodig geven wij uw gegevens door aan derden wanneer u hiervoor vrijwillig en geïnformeerd toestemming heeft gegeven. In dat geval is de wettelijke grondslag voor de doorgifte artikel 6, lid 1, zin 1, onder a), AVG.

Fletcher Hotel Exploitaties B.V. kan verplicht worden om persoonsgegevens te delen met overheidsinstanties of andere partijen wanneer dat wettelijk vereist is. In dat geval kunnen wij uw persoonsgegevens met externe partijen delen. Bijvoorbeeld:

• Wanneer de politie of een andere opsporingsinstantie gegevens opvraagt in verband met een strafrechtelijk onderzoek.
• Wanneer wij gegevens moeten verstrekken aan de Belastingdienst, zoals in het kader van fiscale verplichtingen.
• Daarnaast kan de gemeente gegevens opvragen voor het controleren van de toeristenbelasting.

Overdracht buiten de Europese Economische Ruimte (EER)
Als uw gegevens worden overgedragen aan ontvangers in derde landen buiten de EU/EER, gebeurt dit uitsluitend op basis van een adequaatheidsbesluit van de EU-Commissie (artikel 45, lid 1, AVG) of onder passende waarborgen in overeenstemming met artikel 46 AVG (bijvoorbeeld EU-standaardbepalingen inzake gegevensbescherming of bindende bedrijfsvoorschriften). Een overdracht aan ontvangers in derde landen buiten de EU/EER is echter niet voorzien, tenzij anders vermeld in deze privacyverklaring of ons cookieverklaring.

Wij bewaren uw persoonsgegevens alleen zolang als nodig is, hieronder samengevat:

Voor meer details, zie de specificaties:

Boekingsgegevens: 7 jaar
Wij bewaren gegevens zoals reserveringen, facturen en betalingsinformatie gedurende 7 jaar, zoals vereist door de fiscale bewaarplicht voorgeschreven door de Nederlandse Belastingdienst. Na deze periode worden uw gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

Camerabeelden: tot 28 dagen
Camerabeelden worden uitsluitend opgeslagen voor beveiligingsdoeleinden. De standaard bewaartermijn is tot 28 dagen, tenzij er een incident plaatsvindt dat nader onderzoek vereist. In dergelijke gevallen kunnen de beelden langer worden bewaard totdat het onderzoek is afgerond of wettelijke vereisten anders voorschrijven.

Marketinggegevens: tot intrekking van toestemming
Uw gegevens, zoals uw e-mailadres en voorkeuren, worden opgeslagen zolang u toestemming geeft voor het ontvangen van onze marketingcommunicatie. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken via de afmeldlink in onze e-mails of door contact op te nemen via privacy@fletcher.nl . Na intrekking worden uw gegevens binnen een redelijke termijn verwijderd of geanonimiseerd.

Alert List: 1 jaar na laatste incident
Fletcher Hotel Exploitaties B.V. hanteert een interne Alert List voor veiligheids- of juridische redenen, zoals incidenten met wanbetaling, ernstige overlast of strafbare feiten. Gegevens op deze lijst worden maximaal 1 jaar na het laatste geregistreerde incident bewaard, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is op grond van wettelijke verplichtingen of juridische procedures.

Als betrokkene heeft u op grond van de AVG de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Wij hechten veel waarde aan uw privacy en zullen uw verzoeken zorgvuldig en binnen de wettelijke termijn behandelen.

Recht op inzage
Als u inzage wenst in de persoonsgegevens die Fletcher Hotel Exploitatie B.V. van u verwerkt en informatie wenst te ontvangen over onze verwerking daarvan, heeft u het recht om ons om inzage in deze gegevens te verzoeken.

Recht op correctie of aanvulling
Als u merkt dat uw persoonsgegevens incorrect of onvolledig zijn, heeft u het recht om deze te laten corrigeren of aanvullen. Bijvoorbeeld:

• Aanpassing van een onjuist adres.
• Bijwerking van contactgegevens.
• Corrigeren van foutieve geboortedata.

Recht op gegevenswissing ("recht om vergeten te worden")
U kunt ons verzoeken om uw persoonsgegevens te verwijderen, bijvoorbeeld in de volgende situaties:

• De gegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.
• U trekt uw toestemming in en er is geen andere rechtsgrond voor verwerking.
• U maakt bezwaar tegen verwerking en er zijn geen dwingende gerechtvaardigde gronden voor verdere verwerking.

Recht op beperking van verwerking
U heeft het recht om de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld in de volgende gevallen:

• Wanneer u de juistheid van uw gegevens betwist (gedurende de verificatieperiode).
• Wanneer de verwerking onrechtmatig is, maar u liever wilt dat wij de gegevens beperken in plaats van verwijderen.
• Wanneer wij de gegevens niet langer nodig hebben, maar u deze nodig heeft voor een rechtsvordering.

Tijdens een beperking worden uw gegevens niet actief verwerkt, behalve met uw toestemming of in het kader van juridische verplichtingen.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid
U heeft het recht om een kopie van uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machine leesbaar formaat. Ook kunt u verzoeken om de gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere partij, indien technisch mogelijk. Dit recht geldt alleen voor gegevens die:

• U zelf aan ons heeft verstrekt.
• Worden verwerkt op basis van uw toestemming of de uitvoering van een overeenkomst.

Recht van bezwaar
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld:

• Wanneer wij uw gegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang.
• Wanneer wij uw gegevens gebruiken voor direct marketingdoeleinden, zoals het versturen van nieuwsbrieven of aanbiedingen of voor servicecalls.

Bij een bezwaar tegen marketing zullen wij uw gegevens niet langer voor dat doel gebruiken. Wanneer u telefonisch bezwaar maakt voor het gebruik van uw gegevens voor marketing dan geldt dit alleen voor de servicecalls. Om uw recht op bezwaar uit te oefenen voor direct marketing via e-mail verzoeken wij u gebruik te maken van de uitschrijfmogelijkheid in onze nieuwsbrieven.

Recht om een klacht in te dienen
Als u van mening bent dat wij niet voldoen aan de privacywetgeving, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland.

Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?
U kunt uw rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar  privacy@fletcher.nl  . Om uw identiteit te verifiëren, kunnen wij u vragen om aanvullende informatie.

Wij streven ernaar om binnen 30 dagen te reageren op uw verzoek. Indien dit vanwege de complexiteit van het verzoek of het aantal binnenkomende verzoeken niet mogelijk is, zullen wij u binnen deze termijn informeren over de verlenging van de termijn met maximaal 2 maanden.

Fletcher Hotel Exploitaties B.V. besteedt uiterste zorg aan de inhoud en werking van haar Websites. Ondanks deze inspanningen kunnen wij niet garanderen dat de Websites te allen tijde foutloos werken of dat de inhoud volledig accuraat is. Fletcher Hotel Exploitaties B.V. is niet aansprakelijk voor technische problemen, tijdelijke on-beschikbaarheid van de Websites, of enige schade die hieruit voortvloeit, tenzij deze direct verband houdt met onze wettelijke verplichtingen onder de AVG of andere toepasselijke regelgeving.

Wij streven ernaar om uw persoonsgegevens zorgvuldig en in overeenstemming met de privacywetgeving te verwerken. Indien u echter niet tevreden bent over de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens, of als u vindt dat wij niet adequaat hebben gereageerd op een verzoek of klacht, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.
In Nederland is de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). U kunt bij de AP terecht wanneer u van mening bent dat Fletcher Hotel Exploitaties B.V. uw rechten op het gebied van gegevensbescherming niet respecteert, bijvoorbeeld:

• Als wij uw verzoeken met betrekking tot inzage, rectificatie, of verwijdering van gegevens niet naar behoren hebben afgehandeld.
• Als u vermoedt dat wij uw persoonsgegevens op een onrechtmatige of onzorgvuldige wijze verwerken.
• Als u vindt dat wij niet voldoen aan de wettelijke vereisten van de AVG.

Voor meer informatie over het indienen van een klacht en de procedure die de Autoriteit Persoonsgegevens hanteert, kunt u de officiële website raadplegen:  www.autoriteitpersoonsgegevens.nl  .

Op de website vindt u onder andere:

• Een digitaal klachtenformulier waarmee u uw klacht eenvoudig kunt indienen.
• Uitleg over hoe de Autoriteit Persoonsgegevens uw klacht zal behandelen.
• Algemene informatie over uw rechten onder de AVG.

Hoewel u altijd het recht heeft om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, adviseren wij u om eerst contact op te nemen met onze afdeling Gastensupport via  privacy@fletcher.nl  . Wij nemen uw klacht serieus en streven ernaar om samen tot een passende oplossing te komen.

Fletcher Hotel Exploitaties B.V. behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te allen tijde te wijzigen of te actualiseren. Wij adviseren u om regelmatig onze privacyverklaring te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van eventuele aanpassingen.

Wanneer passen wij deze privacyverklaring aan?
Wij kunnen deze verklaring bijvoorbeeld aanpassen in de volgende situaties:

• Bij wijzigingen in onze dienstverlening of processen die van invloed zijn op de verwerking van persoonsgegevens.
• Wanneer nieuwe wettelijke of regelgevende vereisten dit noodzakelijk maken.
• Bij technologische veranderingen of verbeteringen die invloed hebben op de verwerking van persoonsgegevens.

Hoe informeren wij u over wijzigingen?

• De meest actuele versie van de privacyverklaring is altijd beschikbaar op onze Websites.
• Bij substantiële wijzigingen die aanzienlijke gevolgen kunnen hebben voor uw privacy rechten, zullen wij u hier actief over informeren. Dit kan via e-mail, een melding op onze Websites, of tijdens uw volgende interactie met ons.